Правила процедуры, представленные ниже, были согласованы на первом заседании Комитета КООМЕТ, состоявшегося в Варшаве 13 и 14 ноября 1991 г., уточнены и дополнены на 10 заседании Комитета КООМЕТ 25-26 мая 2000 г. в Алматы и на 12 заседании Комитета КООМЕТ 6-7 мая 2002 г. в Гаване.
Они являются дополнением к описанию структуры и деятельности КООМЕТ, которое содержится в Меморандуме о сотрудничестве и приняты во исполнение п.7 раздела 5 Меморандума и должны способствовать эффективному решению вопросов сотрудничества в возможно короткие сроки посредством выполнения регламентированных процедур с применением современных информационных технологий и оперативных средств связи.
1. ЧЛЕНЫ КООМЕТ И ЧЛЕНЫ КОМИТЕТА КООМЕТ
- 1.1. От каждой страны только одно государственное метрологическое учреждение, от имени которого подписан Меморандум о сотрудничестве, может быть Членом КООМЕТ.
- 1.2. Каждый Член КООМЕТ должен проинформировать Президента Комитета о назначении Члена Комитета от своей стороны.
- 1.3.Комитет избирает своего Президента в порядке открытого голосования, простым большинством голосов.
- 1.4. Если Член Комитета не обеспечил присутствия своего представителя на двух очередных заседаниях Комитета без объяснения причин, считается, что он прекратил свое участие в КООМЕТ.
2. ТЕМЫ КООМЕТ
2.1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Для каждой темы сотрудничества следует заполнить Формуляр темы КООМЕТ и послать в Секретариат, который направит его Членам Комитета и соответствующему Руководителю соответствующего ПК/ТК. Таким образом, Члены Комитета получают текущую информацию об областях возможного сотрудничества и могут предложить свое содействие.
Имеются три отдельных формуляра :
- - ФОРМУЛЯР ПРЕДЛАГАЕМОЙ ТЕМЫ КООМЕТ
- - ФОРМУЛЯР СОГЛАСОВАННОЙ ТЕМЫ КООМЕТ
- - COOMET PROJECT PROGRESS/FINAL REPORT FORM
Предложение темы сотрудничества может быть заявлено в любое время.
Совокупность Согласованных тем КООМЕТ представляет Рабочую Программу Организации.
Члены Комитета следят за темами КООМЕТ для обеспечения их соответствия целям и задачам Организации и их выполнения согласно принятой процедуре.
Сотрудничество КООМЕТ может быть расширено путем включения в разработку тем учреждений из стран - не Членов КООМЕТ, на основе взаимного согласия заинтересованных сторон.
2.2. ТЕМАТИЧЕСКИЕ ОБЛАСТИ
Тема должна быть причислена к одной из следующих тематических областей:
- Акустика, ультразвук, вибрация;
- Электричество и магнетизм;
- Расходометрия;
- Ионизирующие излучения и радиоактивность;
- Длина и угол;
- Масса и связанные с ней величины;
- Фотометрия и радиометрия;
- Физико-химия;
- Термометрия и теплофизика;
- Время и частота;
- Стандартные образцы;
- Общие вопросы измерений (общая метрология);
- Законодательная метрология;
- Аккредитация и системы качества,
- Информация и информационные технологии;
- Обучение и повышение квалификации;
- Совершенствование деятельности КООМЕТ.
2.3. ПРЕДЛАГАЕМАЯ ТЕМА КООМЕТ
Предлагающий тему заполняет формуляр (Приложение 1) и через Члена Комитета своей страны направляет его в Секретариат КООМЕТ. Секретариат КООМЕТ регистрирует тему и рассылает формуляр по предлагаемой теме Руководителю соответствующего ПК/ТК и всем членам Комитета КООМЕТ, которые в срок, не превышающий 3 месяца, сообщают о своей заинтересованности в предлагаемой теме Предлагающему и в Секретариат.
В случае отсутствия заинтересованности в выполнении предлагаемой темы она может находиться в Перечне предлагаемых тем КООМЕТ в течение 1 года.
2.4. СОГЛАСОВАННАЯ ТЕМА КООМЕТ
Формуляр Согласованной темы КООМЕТ, Приложение 2, используется тогда, когда некоторое число партнеров достигло согласия для совместной разработки определенной темы.
Получая такой заполненный формуляр, Члены КООМЕТ узнают о согласии на выполнение работ по теме.
Рабочая группа, образованная для разработки темы состоит из лиц, указанных в формуляре. Координатор Рабочей группы должен информировать соответствующий ПК/ТК о ходе выполнения темы.
Координатор Рабочей группы направляет заполненный формуляр согласованной темы руководителю соответствующего ПК/ТК и в Секретариат КООМЕТ для передачи Членам Комитета, и включения данной темы в Рабочую программу и базу данных КООМЕТ.
2.5. ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ/ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ ОТЧЕТ КООМЕТ
Этим формуляром, Приложение 3, должны пользоваться Координаторы для сообщения о ходе разработки Согласованных тем КООМЕТ.
После завершения темы должен быть составлен Окончательный отчет.
В Окончательном отчете следует представить полученные результаты и их возможное применение. Желательно указать преимущество того, что работы были проведены в порядке сотрудничества КООМЕТ.
Окончательный отчет не должен рассматриваться как публикация.
Участникам сотрудничества предлагается публиковать работу по обычным каналам с указанием, что она была предпринята в порядке сотрудничества КООМЕТ.
Заполненный формуляр окончательного отчета Координатор направляет руководителю соответствующего ПК/ТК и в Секретариат КООМЕТ.
2.6. ИСКЛЮЧЕНИЕ ТЕМЫ КООМЕТ
По предложению руководителей ПК/ТК Секретариат КООМЕТ исключает из Рабочей программы темы, признанные неперспективными или неактуальными, сохраняя только информацию о таких темах.
3. ОТЧЕТЫ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ КООМЕТ
- 3.1 Координатор РГ, направляет формуляр промежуточного отчета по теме руководителю соответствующего ПК/ТК до 31 января ежегодно.
Руководитель ПК/ТК может обращаться к координатору РГ с просьбой о предоставлении отчета о ходе выполнения темы за 1 месяц до заседания ПК/ТК.
3.3 На основании отчетов ПК/ТК, председатели СОК подготавливают Годовые отчеты о деятельности возглавляемых ими органов КООМЕТ, и направляют их в Секретариат КООМЕТ, а также докладывают их на заседаниях КООМЕТ.
- 3.4 Годовые отчеты структурных органов КООМЕТ должны иметь следующие разделы:
- общая характеристика сотрудничества по данной тематической области, включая информацию о перечне выполняемых работ и/или тем и об участниках сотрудничества;
- результаты последних заседаний СОК и подчиненных им ПК/ТК;
- обзор законченных тем и информация об использовании полученных результатов;
- вопросы взаимодействия с международными и региональными организациями в данной области сотрудничества;
- работы по участию в реализации международных соглашений (например, Соглашения о взаимном признании национальных эталонов и др.);
- информация о предполагаемом месте и дате следующих заседаний СОК и подчиненных им ПК/ТК;
- предложения к резолюциям заседания Комитета КООМЕТ.
Общий объем отчета не должен превышать 3-5 стр.
- 3.5 Секретариат КООМЕТ составляет Годовой отчет о деятельности КООМЕТ на основании отчетов СОК и направляет его Членам Комитета перед заседанием Комитета.
4. ЗАСЕДАНИЯ КОМИТЕТА/ СОЗЫВ И ПРОЦЕДУРА
- 4.1. Президент решает вопрос о месте и сроке заседания, учитывая предложения Членов Комитета, высказанные во время предыдущего заседания.
- 4.2. Президент должен уведомить о сроке заседания не позже, чем за 10 недель до его начала, а также направить предварительный проект повестки дня с просьбой сообщить Президенту в 3х недельный срок свои дополнения и уточнения по этому проекту.
- 4.3. Проект повестки направляется Членам Комитета не позже, чем за 4 недели до начала заседания.
- 4.4. Повестка принимается Комитетом в начале заседания.
- 4.5. Более чем половина Членов Комитета образует кворум.
- 4.6. Комитет будет стараться достигнуть согласованных решений, когда это только возможно. Если компромисс найти не удастся, разные точки зрения должны быть отмечены в протоколе.
- 4.7. Проект протокола должен быть разослан Секретариатом всем Членам Комитета в течение 3 месяцев после заседания. Для ускорения реализации принятых на заседании Комитета резолюций Секретариату КООМЕТ рекомендуется подготавливать и раздавать в конце заседания Членам Комитета перечень проектов таких резолюций. Согласование протокола заседания Комитета осуществляется по электронной почте в течении месяца после его получения из Секретариата.
- 4.8. Between the Meetings the Committee can rise discussions on any questions by correspondence involving all Committee Members and also solve problems of cooperation at the Presidential Council, the meetings of which are convened by the President as required, but not less than once a year between the COOMET Committee Meetings.
- 4.9. Между заседаниями Комитет может обсуждать любые вопросы путем переписки с участием всех Членов, а также решать вопросы сотрудничества через Совет Президента, заседания которого созываются Президентом по мере необходимости, но не реже 1-го раза в год в период между заседаниями Комитета КООМЕТ.
5. ИЗМЕНЕНИЯ К ПРАВИЛАМ ПРОЦЕДУРЫ
Настоящие Правила процедуры могут быть изменены с согласия не менее чем половины Членов Комитета.
Приложения